O gerenciamento e a aquisição de fornecedores são complicados e envolvem processos como gerenciamento de documentação, criação e acompanhamento de contratos, obtenção de materiais, gerenciamento de pagamentos e muito mais. Essa complexidade é o motivo exato pelo qual uma mudança dos métodos convencionais é essencial para solucionar o problema.
Espera-se que o mercado de transformação digital cresça de US$ 521,5 bilhões em 2021 para US$ 1.247 trilhões até 2026. Nos últimos tempos, a transformação digital tem se tornado cada vez mais uma necessidade, portanto, se você estiver enfrentando problemas para se adaptar à nova tecnologia do processo de gerenciamento de fornecedores, este artigo é para você.
Quais são os desafios que enfrentamos quando os fornecedores são gerenciados manualmente?
Os métodos manuais funcionaram no passado, mas há alguns aspectos importantes que os processos tradicionais tendem a perder. Aqui estão alguns dos problemas do modelo manual ao lidar com fornecedores:
- Complexidade
Quando o gerenciamento de fornecedores é tratado manualmente, fica difícil acompanhar o processo ou saber por que ele não está avançando, a menos que o gerente investigue.
- Erros de documentação
Lidar com a papelada é um trabalho frenético. Obter os documentos certos dos fornecedores, verificar contratos e pedidos de compra, acompanhar todos os documentos e dados e comparar custos – tudo se torna muito demorado e propenso a erros.
- Risco de conformidade
Quando a organização está lidando com dados confidenciais, a conformidade é obrigatória. Os processos manuais representam um risco quando é necessário lidar com vários fornecedores sem um processo padrão.
- Caos da comunicação
O gerenciamento de fornecedores inclui negociações, comparações, acompanhamentos intermináveis e aprovações constantes. A menor falta de comunicação pode desmantelar todo o processo e exigir ainda mais tempo e esforço.
- Com base em observações
Os métodos convencionais utilizados em processos, geralmente, não utilizam dados quantificáveis como uma parte essencial da medição do processo de gestão de fornecedores. Cada análise é baseada simplesmente na observação do desempenho da equipe pelo gerente, o que dificulta muito a identificação de gargalos.
O que significa digitalizar o processo de gerenciamento de fornecedores?
A digitalização é quando uma empresa passa de processos operacionais manuais para a adoção de métodos digitais para coordenar, analisar, armazenar e gerenciar dados. A aquisição convencional acontece com o uso de várias planilhas que comparam custos, dados armazenados em diferentes plataformas e acompanhamentos que ocorrem por e-mail. A digitalização, por outro lado, ajuda a simplificar a integração de fornecedores, gerenciar contratos, reduzir riscos, aprimorar o processo de documentação e melhorar o relacionamento com os fornecedores.
Uma das maneiras de digitalizar uma empresa é adotar a automação do fluxo de trabalho, uma tecnologia programática que ajuda a padronizar processos, automatizar tarefas repetitivas e simplificar o processo para oferecer melhores resultados
Aqui estão alguns benefícios da automação do fluxo de trabalho:
Simplifica o processo de identificação e alocação dos recursos necessários
Fornece acesso a informações contextuais entre plataformas
Executa tarefas repetitivas e evita erros humanos
Reduz custos operacionais
Ajuda você a gerenciar dados em uma plataforma
Mede a eficiência das tarefas e identifica atrasos com relatórios de KPI
Reduz os ciclos de aprovação
Sua empresa precisa de transformação digital?
Sim! Com uma infusão digital, você pode aproveitar recursos mais eficazes de gerenciamento de fornecedores. Você pode desenvolver melhores relacionamentos com os fornecedores por meio de uma colaboração suave em cada projeto. Seus dados podem ser armazenados na nuvem e facilmente acessados, o que evita erros. Além disso, o processo pode ser rastreado, o tempo e os recursos investidos podem ser medidos, e os gargalos podem ser identificados sem esforço.
Quais são os benefícios de usar a automação do fluxo de trabalho, como Qntrl, no gerenciamento de fornecedores?
Controle facilmente todo o processo de gestão de fornecedores: negociação de contratos, cadastro de fornecedores,
integração, faturamento, pagamentos, diligência prévia e muito mais.Tenha total transparência em todas as suas atividades com um acompanhamento sem esforço dos processos em andamento e do desempenho.
Reduza a repetição e execute a automação de processos sem erros com intervenção humana mínima.
Com notificação automatizada e um único painel, lide com todos os processos mais rapidamente, usando menos recursos e reduzindo custos. Avance rapidamente por meio de pedidos de compra, identificação de fornecedores, conclusão de compra e pagamentos.
Tenha acesso a cada fragmento de dados: capture, armazene e compartilhe-os imediatamente com sua equipe de qualquer lugar. Verifique se todos os documentos necessários estão de acordo, como solicitações ou requerimentos, ordem de compra e fatura, em uma única plataforma.
Crie formulários interativos que podem ser enviados aos fornecedores para registro. Vincule-os ao seu sistema e elimine a necessidade de gastar muito tempo processando-os.
Acha que todos esses benefícios são muito bons para ignorar? Coloque um fim nos desafios de gerenciamento de fornecedores agora mesmo. Adquirir e integrar fornecedores, obter cotações, enviar pedidos de pagamento, realizar avaliações de desempenho e gerenciar relacionamentos podem ser colocados em prática com apenas alguns cliques. O futuro está na digitalização, então por que não começar a agir?
Confira nosso modelo de gerenciamento de fornecedores para obter mais detalhes.
