Para quase todos os segmentos de negócios, há duas áreas essenciais para manter a saúde do fluxo de caixa e das finanças da empresa em geral: contas a pagar e contas a receber.
No primeiro caso, estamos falando das despesas, de gastos básicos para manter o funcionamento do negócio. Nesse artigo, vamos conhecer a fundo um pouco mais sobre o segudo caso - as contas a receber: o que são, como gerenciá-las e como o gerenciamento de processos e a utilização da tecnologia podem ser importantes para administrar esse setor.
O próprio nome já dá uma dica: as contas a receber são os valores a serem recebidos pela empresa. Essa receita pode ter uma ou várias origens: desde as vendas de produtos ou serviços feitas a prazo, os rendimentos de aplicações, até o recebimento da restituição de fornecedores.
Independentemente do tamanho da empresa, não é muito difícil se perder ao tentar gerenciar os prazos e os valores a serem recebidos. Por isso, é importante ter um processo claro e bem definido para ajudar a registrar os valores que vão entrar no caixa e, assim, administrar a receita de uma forma mais eficiente e saudável.
Esse processo pode incluir a documentação das vendas realizadas, emitir as faturas, o registro da previsão e as datas das contas a receber e a emissão de relatórios do fluxo de caixa. Pode até parecer um pouco complicado, mas a tecnologia pode ajudar - e muito - a garantir a organização e a eficiência dessa documentação.
Como montar um processo de contas a receber?
Para facilitar a visualização das informações, é interessante montar um fluxograma com as contas a serem recebidas e as datas em que o pagamento foi, de fato, compensado.
Esse é um passo básico para garantir que todas as receitas estão sendo listadas e que vai haver mais eficiência no processo de cobrança, minimizando os riscos de inadimplência e garantindo um fluxo de caixa dentro do esperado.
Caso o pagamento não tenha sido compensado, é importante considerar um plano para o recebimento do valor, o que pode incluir desde a estipulação de um novo prazo de pagamento ou a determinação de novas formas de cobrança.
No caso de clientes inadimplentes, é preciso planejar as formas de cobrança para o pagamento atrasado. Uma das soluções é a diversificação das formas de pagamento, o que pode dar aos clientes a chance de encontrar um meio que mais se adapte à sua situação financeira.
Outra saída para minimizar a inadimplência é o contato com clientes que ainda não fizeram o pagamento pelo produto ou serviço por meio de e-mail, notificação, ou até mesmo carta, para negociar a dívida.
Um outro método que pode evitar a inadimplência e incentivar a pontualidade dos pagamentos são os descontos para clientes que paguem as parcelas no prazo.
BPM: mais um aliado nesse processo
Para aumentar ainda mais o controle, a visibilidade e a produtividade desse processo, o Business Process Management, ou simplesmente BPM, pode ser uma solução. Mas o que é esse conceito e como aplicar na empresa?
Pautado no mapeamento, na padronização e na melhoria de processos, o BPM é um conjunto de práticas focadas na melhoria contínua e no gerenciamento de processos. A otimização das atividades, o aumento da produtividade e a diminuição de possíveis erros e gargalos estão entre as vantagens da sua implementação.
Para colocar esse conceito em prática, o primeiro passo é identificar e planejar as tarefas a serem feitas pelo time para, em seguida, detectar possíveis gargalos e oportunidades de melhoria.
A etapa seguinte consiste em definir como os processos podem ser otimizados - é nesse ponto que a automação pode ser um elemento-chave para colocar em prática os fluxos melhorados e checar se é preciso fazer algum ajuste antes de implementar de vez.
O ciclo termina com o monitoramento dos fluxos para a sua melhoria contínua, identificando novas oportunidades para refinar e melhorar o trabalho.
Em todos os estágios desse processo, a automatização pode ser uma aliada e tanto - e softwares de gestão de processos como o Qntrl oferecem soluções que se adequam às necessidades do seu negócio, criando o formato necessário para monitorar a receita e otimizar o trabalho das equipes especializadas em finanças.
Benefícios de adotar um processo de contas a receber
Além do controle mais efetivo, existem outros benefícios de adotar um processo para monitorar as contas a receber:
Monitorar e minimizar o percentual de inadimplência
É claro que os números relacionados à inadimplência podem variar de acordo com o setor da empresa ou com o tipo de serviço oferecido, mas quanto maior o número de contas a receber, maiores podem ser as chances de perder o controle das vendas a prazo ou de outras fontes de receita.
Por isso, um processo de negócios bem definido com todas as contas documentadas pode garantir que esse monitoramento seja mais efetivo e, dessa forma, permitir que as equipes e profissionais especializados acompanhem mais de perto os casos em que houve atrasos do pagamento.
Otimizar processos
Como a memória humana não é a melhor garantia de documentação, ter um processo definido e automatizado é fundamental para evitar esquecimentos e garantir que o plano de cobranças das contas a receber - sobretudo quando há atrasos - será executado da forma planejada.
Dessa forma, é possível reduzir as chances de erros e garantir a fluidez e a otimização dos processos.
Administrar possíveis crises
Ao lançar mão de um processo organizado das contas a receber, fica mais fácil se preparar para possíveis crises, caso o mercado traga surpresas indesejadas.
Com o planejamento feito conforme as necessidades e características do negócio, é possível controlar o fluxo de caixa e se preparar para momentos mais difíceis, se for o caso, evitando prejuízos e minimizando as dificuldades para alcançar os objetivos financeiros do negócio.
Não importa o segmento da empresa ou do serviço oferecido – ter um setor de contas a receber com organização e planejamento é essencial para identificar os momentos e os métodos exatos para fazer cobranças, estabelecer um vínculo com clientes ao oferecer vantagens para quem faz os pagamentos em dia e manter a saúde financeira da empresa.
JORNALISTA RESPONSÁVEL PELO ARTIGO: Marina Meireles
