A produtividade é crucial para todo gerente. Enquanto alguns gerentes avaliam a produtividade calculando o tempo investido, outros sentem que o que importa é o número de tarefas. No entanto, todos sabemos que há muito mais em termos de produtividade. Acredita-se que a produção de qualidade, a quantidade lucrativa, o trabalho oportuno e a eficiência são geralmente as principais métricas para a produtividade.
Uma década atrás, era seguro argumentar que recompensar os funcionários significava mais produtividade e lealdade. Mas hoje, os gerentes têm que se esforçar ainda mais para não apenas manter vivo o esforço de suas equipes, mas também para mantê-las. Para entender melhor este fenômeno, comecei a conversar com gerentes que trabalham em diferentes verticais para aprender as questões centrais que parecem ameaçar a produtividade. Primeiro, vou começar com os problemas.
Uma coisa de que muitos gerentes reclamavam constantemente era a falta de procedimentos. Em outras palavras: uma falta de padronização! Como a maioria das coisas na vida, toda tarefa precisa de uma fórmula. Simplificando, uma maneira estabelecida de fazer as coisas facilita a realização de uma tarefa sem um pesadelo operacional. Resume-se a regras para cada processo - por exemplo, uma sequência definida de tarefas ou procedimentos a serem seguidos pelos funcionários em todos os momentos.
O segundo problema popular foi a monotonia. Vamos todos concordar que as tarefas repetitivas que podem ser feitas por qualquer um não são particularmente gratificantes. Certo? O mesmo e-mail para a mesma pessoa de vez em quando é um incômodo. Mas será que ele pode ser ignorado? Não! Alguém ou de alguma forma, essas tarefas repetitivas monótonas têm que ser realizadas - e muitos gerentes sentem que esta é a principal razão pela qual os funcionários acabam desinteressados em seu trabalho.
Os primeiros dois sobre os quais eu tinha uma ideia, mas o terceiro problema chamou minha atenção. Alguns diziam: "minha empresa, em termos de tecnologia, vive no passado". Mas embora a falta de tecnologia seja um problema sério, os problemas não terminam aí. A lista continua - falta de comunicação, planejamento, gerenciamento de tempo e muito mais.
Uma coisa pode resolver ou reduzir estes problemas? Sim! Softwares de orquestração de fluxo de trabalho como o Qntrl ajudam nas operações para que seus funcionários possam mudar seu foco de realizar tarefas repetitivas para projetos que agregam mais valor ao seu resultado final. Pesquisas revelaram que 74% dos líderes empresariais acreditam que segmentos de seus empregos poderiam ser automatizados. Vamos ver como a automação do fluxo de trabalho pode aumentar a produtividade e a eficiência nas organizações.
Melhorando a padronização
Usando a automação do fluxo de trabalho, cada processo, etapa, ação e pedaço de dado é bem documentado. Assim, para cada evento onde os humanos precisam intervir, fica claro quais passos devem ser executados. Além disso, tarefas complexas são simplificadas quando regras pré-definidas são mandatadas. Digamos, por exemplo, que se seus processos financeiros operam sem diretrizes, tudo o que se pode esperar é o caos. A alternativa é ter um blueprint que define como as tarefas fluem, quem as atribui, quando as aprovações são dadas e quando a tarefa está pronta para ser fechada. Não há confusão e todos na equipe sabem exatamente o que, quando e como as coisas têm que ser feitas.
Vencendo a monotonia
A automação ajuda a reduzir o trabalho manual e automatizar tarefas repetitivas e mundanas. De fato, 70% dos executivos da empresa dizem que a automação de processos poderia economizar até 30 horas por mês, enquanto mais de 80% acreditam que os trabalhadores poderiam economizar 60 horas por mês. Veja, por exemplo, a entrada de dados em formulários. Os formulários que são preenchidos automaticamente são preenchidos usando dados de bancos de dados conectados. Estes dados são validados automaticamente para garantir a precisão. Isto não só facilita o preenchimento de formulários, mas também elimina atrasos causados pelo envio de documentos imprecisos para serem corrigidos.
Melhor utilização da tecnologia
O uso eficiente da tecnologia não apenas acelera as operações, mas também reduz as despesas de mão-de-obra e aumenta a escalabilidade do fluxo de trabalho. Aqui estão alguns dos benefícios do uso da tecnologia de automação do fluxo de trabalho:
Reduzir erros
Os seres humanos não podem vencer os computadores quando se trata de identificar erros e corrigi-los. A falta de informações, entradas erradas e o cálculo de praticamente tudo se torna mais fácil com a automação.
Gerenciar múltiplas tarefas
Centralizar tudo, quer você queira embarcar trabalhadores, lidar com necessidades de TI, conduzir pesquisas internas, solicitar material de marketing ou autorizar reembolsos de viagens.
Aumentar a transparência e o controle
O aumento da comunicação entre funcionários e departamentos reduz os gargalos e aumenta a eficiência. A digitalização e o mapeamento de tarefas abrem espaço para o controle completo das tarefas e beneficia os administradores na gestão da carga de trabalho. Com um sistema instalado, você pode não apenas criar, atribuir, executar e gerenciar tarefas, mas também analisar continuamente o desempenho e o crescimento da organização.
Acessar dados contextuais
Integre seus sistemas empresariais e ferramentas internas com software de automação de fluxo de trabalho para acessar e gerenciar dados sem esforço. Incluir painéis, calendários, calculadoras, análise de KPI e outras ferramentas que podem ser disponibilizadas para uma operação eficiente.
Garantir a produtividade é uma necessidade para sustentar o crescimento em mercados altamente competitivos que vemos hoje - e é essencial usar a tecnologia mais recente para fazê-lo. Muitas pesquisas analisando a produtividade e a contribuição da automação do fluxo de trabalho têm provado repetidamente que a produtividade aumenta quando um bom software de automação do fluxo de trabalho está instalado. Os funcionários tornam-se mais responsáveis e os gerentes mais informados, garantindo que as tarefas estejam intactas. Então, a resposta à nossa pergunta? A produtividade aumenta definitivamente quando a automação do fluxo de trabalho é introduzida nas empresas.
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