Você já se pegou perdendo tempo e de mau humor numa tarefa repetitiva, que não requer nenhuma habilidade sua? Esse é o tipo de coisa que reduz a produtividade de qualquer pessoa, e uma forma de entender em que ponto essas tarefas aparecem para melhorar o processo é criando um workflow ou, em bom português, um fluxo de processos. Mas, afinal, o que é workflow?
O workflow é um recurso para mapear processos e transformá-los em fluxos de trabalho. Desde as primeiras pessoas que realmente estudaram gestão de processos, como Frederick Taylor e seu aluno Henry Gantt, a ideia sempre foi tornar a gestão mais eficiente, e o workflow, surgido dentro desse cenário, tem essa função.
Basicamente, é uma estratégia para você e a equipe terem mais produtividade, seguindo processos estabelecidos e, dessa forma, tendo visibilidade para entender como melhorar, reduzir tempo ou melhorar a eficiência. De forma ainda mais direta, é com um workflow que a empresa organiza processos e rotinas dos mais variados em qualquer área.
Organização, visibilidade, clareza e consistência são só algumas das vantagens que criar um fluxo de trabalho ou workflow podem trazer para você. Se interessou? Então, continue a leitura que vamos explicar direitinho o que é um workflow, como funciona o fluxo de trabalho, as vantagens e muito mais.
Workflow: o que é isso?
Workflow é uma sequência lógica de tarefas que precisa ser seguida para que um processo corra bem. Esse processo acontece de forma regular e, por isso, os passos dele são claros. Ou seja, quando juntamos o passo a passo, temos um fluxo de trabalho com todas as suas etapas.
Um exemplo mais simples para ajudar você a entender seria seguir uma receita. Você segue os passos da receita à risca e naquela ordem, ou a chance de seu bolo, pão, torta, o que for, dar errado são grandes. Alguém fez aquilo antes e deixou por escrito: são instruções que facilitam seu processo, como um workflow.
Quando transformamos os trabalhos complexos que fazemos em uma série de etapas menores e mais simples, a vida de todo mundo fica mais fácil, além de ser facilitar para todos seguir o processo - ele está desenhado!
Assim, em linhas gerais, um workflow é o mapa e a organização das etapas de um trabalho recorrente, para que todos possam executar sempre da mesma forma, otimizando o processo. Aliás, dependendo da ferramenta usada para o workflow, determinadas etapas podem ser até automatizadas.
Além de deixar a "receita" pronta para ser seguida, economizando tempo pela organização, a criação dos workflows ou fluxos de trabalho ajuda a equipe a ser consistente: quanto mais gente está envolvida no processo, mais clareza de como ele funciona se torna necessária, para evitar falhas humanas ou erros de comunicação.
Como funciona o fluxo de trabalho e como usar na prática
Agora que está mais claro o que é um fluxo de trabalho ou workflow, vamos falar de como funciona o workflow e como usar na prática.
Como já dissemos, o workflow é o mapeamento das etapas de um processo de negócios, para que o fluxo de trabalho seja mais tranquilo, unindo os passos numa sequência lógica e fácil de repetir.
Numa junção de TI e de processo de negócios, com esse fluxo desenhado, é possível criar um workflow de forma digital e ajudar todas as pessoas envolvidas tanto a conhecerem o processo quanto a segui-lo.
Fazendo um passo a passo para mostrar como funciona, bem no estilo fluxo que o workflow demanda:
1. Um processo que se repete é mapeado: todas as suas etapas são listadas e ordenadas;
2. Com esse mapeamento, o fluxo das etapas do processo é desenhado para que possa ser transformado em workflow;
3. O workflow é montado numa ferramenta digital, facilitando a repetição humana das tarefas de forma padronizada bem como a automação dos passos que não requerem inteligência.
Esse é o básico. Na prática, isso pode ser desdobrado de muitas formas - inclusive, existem diversos formatos de workflow justamente por essa razão. Vamos apresentar os tipos de workflow e ver como cada um funciona:
AD HOC
Este aqui trata dos processos mais simples, apesar do nome mais complexo. É um processo manual que tem suas etapas modificadas com base em regras e procedimentos da empresa. Por ser mais simples, também é mais flexível com mudanças.
Administrativo
Aqui, você já adivinha pelo nome, né? São os processo administrativos, em geral cheios de burocracia, o que demanda passos realmente rígidos e com uma ordem a ser seguida. Com um workflow, isso fica mais fácil de ser feito, além de algumas tarefas serem automatizadas, poupando tempo.
Colaborativo
Outro que o nome entrega, neste tipo de workflow, acontece a colaboração, em geral, entre equipes. Para apoiar essa cooperação, o workflow é montado de maneira a envolver todas as áreas no momento certo.
Um exemplo disso pode ser um processo de contratação: desde a abertura da vaga pelo RH, até as entrevistas conduzidas pelos gestores de área, justamente com o contrato do jurídico ou do DP, até o onboarding do time de treinamento - tudo num fluxo único.
Produtivo
Aqui, falamos também de tarefas que se repetem muito. Porém, diferente do modelo administrativo, esse tipo de trabalho é mais complexo, como a alimentação de sistemas com dados, por exemplo. Em grandes escalas, a automatização desse processo é muito útil para a empresa.
Transacional
Este é bem parecido com o colaborativo, porque interliga equipes diferentes. Todavia, o foco é outro: as tarefas são feitas de forma conjuntas e num fluxo entre as equipes por questão de confiabilidade e precisão, como conferência de documentos, por exemplo.
Por que usar workflow na sua empresa
Se você entendeu o que são esse fluxos e como funcionam, já deve ter percebido o motivo para usar workflows num negócio: processos mapeados e colocados dentro de um fluxo de trabalho ajudam a equipe a produzir mais e melhor, de forma a manter o padrão (tanto do processo quanto da qualidade).
Os fluxos são organizados antes de ser implementados para que os processos do negócio sejam mais eficazes. O foco é o sonho de toda equipe: melhorar os resultados.
Ora, dentro de uma empresa, os processos já são parte do dia a dia. Por que não usar recursos para torná-los mais fáceis de entender, de seguir e de aplicar, além de aprimorar o resultado, não é mesmo?
Se ainda não se convenceu ou precisa convencer seu time, vamos colocar as principais vantagens de usar workflows de forma clara:
Produtividade: estudos da McKinsey já comprovaram o quanto o uso de tecnologia e automação de tarefas, como acontece com workflows, aumenta a produtividade da equipe.
Visibilidade: com um fluxo de trabalho definido, todos podem saber tanto o que fazer, quantoo andamento, se há atrasos, e assim por diante.
Controle: com visibilidade, é possível controlar melhor o que se passa, entender como apoiar tarefas e até mesmo onde atuar de forma mais assertiva.
Organização: o processo mapeado e colocado em workflow deixa as etapas bem definidas, claras, fáceis de encontrar para serem seguidas com tranquilidade.
Essas são só algumas das vantagens do workflow, existem muitas. Vamos seguir explicando os conceitos para que você possa tirar suas próprias conclusões.
Qual a diferença entre workflow e processo?
Falamos muito de processos e workflows, e pode ser importante, agora, parar e distinguir um do outro. Primeiro, vale dar um passo para trás e contar que existe uma prática chamada BPM (business process management ou gerenciamento de processo de negócios) focada em gestão empresarial e facilitação de processos.
Sob a ótica do BPM, que enxerga o organismo "empresa" como um todo, os processos de negócios são estudados como um conjunto de atividades inter-relacionadas para resolver problemas específicos.
Isso quer dizer que uma das principais soluções propostas por BPM é justamente o workflow - não, eles não são sinônimos. O BPM ou Gerenciamento de Processos de Negócio é usado para mapear as informações importantes dos processos para poder melhorar cada um deles.
Mas e workflow e processo, são a mesma coisa? Desculpa, também não. De acordo com a ISO, organização que estabelece padrões de qualidade para processos e gestão, "um processo pode ser definido como um conjunto de atividades interligadas ou inter-relacionadas que transformam uma demanda ou entrada em um resultado."
A definição da ISO vai em linha, e não à toa, com o BPM: eles veem as atividades do processo como algo interligado. Na busca por melhorar a produtividade e a qualidade, o workflow facilita essa integração de processos de negócios, sendo assim, muito usado em práticas de gestão.
Simplificando ainda mais:
O BPM ou Gerenciamento de Processos de Negócios é a abordagem que olha para processos de negócios
O processo é uma sequência de tarefas
O workflow organiza essa sequência para ela ser mais produtiva e eficiente
Agora, fechamos o círculo, certo?
Como situamos workflow, processo de negócios e BPM para você entender o que é cada um, já podemos voltar a te contar mais sobre fluxos de trabalho.
Exemplos práticos de fluxos ou workflows
Os fluxos de trabalho são diversos, como você já viu. A sistematização para criar workflows pode ser toda feita por uma mesma plataforma, como o Qntrl, porém, a forma que eles tomam varia tanto quanto o jeito de cada área funcionar.
Quando falamos de fluxos de processos da área financeira, por exemplo, pensamos em contas a receber e a pagar, que precisam de um workflow rígido: tudo precisa estar em ordem.
Com processos mapeados e organizados em workflow, o departamento financeiro vai saber quem gastou o quê e quando. Aqui, é possível a visibilidade completa e em tempo real dos processos financeiros - inclusive transações individuais. Todas as informações necessárias em um só lugar.
Outros exemplos de processos que podem virar workflow no departamento financeiro:
Aprovação do orçamento
Reembolso de despesa
Pedido de compra
Gerenciamento de fornecedores
Não é sua área? Vamos falar da área de compras, então. É possível orquestrar e integrar totalmente o processo de compras em workflow, desde a origem até o pagamento.
Isso ajuda a empresa a tomar melhores decisões de compras, cortar custos e riscos e fortalecer o processo de aquisição.
Ainda precisa de mais exemplos?
Marketing: agilize a criação de campanhas, desde o briefing até a entrega, com um workflow que prevê todas as etapas, autorizações e aprovações
Jurídico: organize o fluxo de contratos, começando da elaboração do documento e chegando até a assinatura, sem perder de vista com quem está o processo.
Vendas: tenha registrado desde o início do atendimento, passando pelo momento da compra ou desistência, com informações sobre próximos passos e resultado.
Pronto, temos vários exemplos de como usar workflows em diversas áreas. Agora que você sabe o que é um workflow, para que o fluxo de trabalho serve e como isso impacta na gestão dos processos de negócio, consegue imaginar esse recurso na sua empresa? Se quiser entender melhor, fale com a gente.
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