Guia completo para escolher a ferramenta de BPM certa para o seu negócio

Com o ambiente corporativo cada vez mais acelerado, um software de automação de processos se tornou um recurso fundamental para empresas de todos os tamanhos e segmentos.

E não há dúvidas de que as organizações têm uma série de vantagens com tecnologias deste tipo, como aumento da produtividade, redução de erros e otimização das operações comerciais, por exemplo. Tanto que 83% dos líderes de TI concordam com essa informação, de acordo com o estudo "The Future Jobs Report" do Fórum Econômico Mundial.

No entanto, escolher o melhor software de automação de processos para sua empresa pode não ser uma tarefa fácil, já que há muitas opções disponíveis no mercado. Neste guia, vamos ajudar você a sua empresa a selecionar o sistema perfeito de automação de processos que atenda às reais necessidades da organização, confira!

Desvendando a automação de processos de negócios

As ferramentas de automação de processos de negócios (BPA), segundo a Gartner, são elementos-chave para a transformação digital das operações empresariais. Com esses softwares, é possível automatizar e coordenar diferentes players - sejam humanos, sistemas ou bots - envolvidos na execução dos processos.

O BPA oferece os recursos necessários para desenvolver e implementar aplicações que integram a modelagem de processos, e até mesmo outros modelos de negócios, decisões e dados. Com elas, a digitalização das operações de negócios se torna uma realidade palpável.

Assim, ao adotar essa abordagem que deixa de lado tarefas manuais e repetitivas do trabalho diário, o objetivo é aumentar a produtividade das equipes, reduzir a incidência de erros e agilizar os processos como um todo. Na prática, inúmeras operações da empresa podem se beneficiar com essa tecnologia: desde a entrada de dados até a aprovação de documentos, por exemplo.

BPM na automação de processos de negócios

O Gerenciamento de Processos de Negócios (Business Process Management - BPM) desempenha um papel importante na  automação de processos de negócios, oferecendo uma abordagem estruturada para otimizar e melhorar continuamente os processos empresariais.

Confira as principais funções do BPM na automação de processos de negócios:

Mapeamento e modelagem de processos: o BPM permite mapear e modelar processos de negócios em um formato visual que é fácil de entender e analisar.

Impacto da automação: identifica claramente os fluxos de trabalho e pontos de decisão, facilitando a identificação de áreas que podem ser automatizadas.

Análise e otimização de processos: a análise de processos no BPM envolve a avaliação de eficiência dos processos atuais utilizados pela empresa.

Impacto da automação: permite identificar gargalos e ineficiências que podem ser corrigidas por meio da automação.

Definição de requisitos para automação: o BPM ajuda a definir requisitos claros e detalhados para a automação dos processos.

Impacto da automação: garante que as soluções de automação implementadas atendam exatamente às necessidades do negócio, evitando ambiguidades e retrabalho.

Integração de sistemas: muitos processos de negócios envolvem múltiplos sistemas e plataformas. O BPM facilita a integração entre todos estes aplicativos que a empresa já usa.

Impacto da automação: A automação de processos se torna mais eficaz quando há uma integração perfeita entre diferentes sistemas, eliminando a necessidade de intervenções manuais.

Monitoramento e controle: o BPM inclui ferramentas para monitorar o desempenho dos processos de negócios em tempo real.

Impacto da automação: permite a detecção e correção rápida de problemas, além de fornecer dados para análises contínuas e melhorias futuras.

Documentação e compliance: além disso, um software BPM mantém uma documentação completa dos processos e mudanças realizadas.

Impacto da automação: facilita a conformidade com normas e regulamentações, além de fornecer um histórico claro das alterações para auditorias.

Agilidade e flexibilidade nos processos: um BPM permite a adaptação rápida dos processos de negócios às mudanças no ambiente de negócios.

Impacto da automação: a automação pode ser ajustada de forma ágil para refletir as mudanças nos processos, mantendo a eficiência e competitividade da empresa.

Comunicação e colaboração entre as equipes: o BPM promove a colaboração entre diferentes departamentos e equipes dentro da organização.

Impacto da automação: o entendimento claro e colaborativo dos processos de negócios facilita a implementação de soluções de automação que sejam aceitas e eficazes.

Melhoria contínua: o BPM traz um ciclo contínuo de melhorias que visa a constante otimização dos processos.

Impacto da automação: garante que a automação não seja um evento único, mas parte de uma estratégia de melhorias que podem se adaptar e evoluir a longo prazo.

Principais recursos de um software BPM

Ao avaliar diferentes opções de softwares para automação de processos existem diversos recursos que precisam ser considerados, entre eles:

Design de fluxo de trabalho: criação de fluxos de trabalho personalizados que atendam às necessidades específicas da empresa;

Automação de processos: a capacidade de automatizar tarefas repetitivas e reduzir a entrada manual de dados.

Colaboração: funcionalidades que permitem compartilhar informações e comunicar-se com os membros da equipe em tempo real.

Relatórios e análises: facilidade em acompanhar o progresso do fluxo de trabalho e identificar áreas para melhoria.

Integração: um software BPM que possa ser integrado com outras ferramentas e sistemas de gestão, como CRM e ERP.

Leia mais sobre funcionalidades para otimizar workflows e processos de negócios.

No geral, a automação pode ajudar as organizações a otimizar processos de negócios, reduzir custos e melhorar a produtividade, mas como escolher aquele software que se adapta ao seu negócio?

Perguntas a serem consideradas antes de escolher um software de automação de processos:

Antes de escolher um software de automação de processos para sua organização, há várias perguntas importantes que você deve fazer para garantir que a seleção da melhor opção disponível de acordo com as especificidades da sua empresa.

Quais processos de negócios específicos você deseja automatizar?

É fundamental identificar os processos que precisam ser automatizados e garantir que o software escolhido seja adequado para atendê-los.

O software é personalizável?

Afinal, cada organização tem necessidades únicas, por isso, antes de escolher um sistema é preciso identificar se a ferramenta pode ser ou não customizada segundo as exigências da organização.

O software se integra a outras ferramentas que você usa?

A integração com outras ferramentas, como sistemas CRM e ERP, pode ser importante para garantir que seus fluxos de trabalho sejam ainda mais eficientes.

A tecnologia é fácil de usar?

A facilidade de uso é importante, especialmente para os membros da equipe que utilizam o software diariamente.

Qual nível de suporte é fornecido?

É importante selecionar um software de automação de processos que ofereça atendimento e suporte adequado para ajudar você e sua equipe a aproveitar ao máximo o sistema - e resolver qualquer problema que possa surgir.

Como escolher o software certo para o seu negócio em 6 passos simples

Passo 1: Identifique as necessidades do seu negócio

Antes de avaliar qualquer software, é fundamental identificar os problemas específicos que você está tentando resolver. Converse com sua equipe e partes interessadas para entender as áreas que precisam de melhorias e os resultados que você espera alcançar com um software de gestão de processos.

Para isso, algumas perguntas são importantes, entre elas:

- Quais processos são mais críticos para o sucesso do seu negócio?

- Onde estão ocorrendo os principais gargalos e ineficiências?

- Quais são os objetivos específicos que você pretende atingir com a nova ferramenta?

Documente essas necessidades e crie uma lista de requisitos essenciais para orientar a escolha da solução que melhor se adapta às demandas exclusivas da sua organização. Isso ajudará a garantir que o software selecionado realmente contribua para a otimização e eficiência dos processos empresariais. 

Passo 2: Determine seu orçamento

Avalie o orçamento disponível da sua organização para a implementação de um software de gestão de processos. Identifique os recursos essenciais que atendem às suas necessidades, evitando pagar por funcionalidades avançadas que, eventualmente, não serão utilizadas.

Para isso:

- Estabeleça um teto de gastos baseado na capacidade financeira da empresa;

- Priorize os recursos que são indispensáveis para resolver os problemas identificados na etapa 1;

- Pesquise diferentes opções de software e compare custos, verificando se os planos oferecidos estão dentro do seu orçamento.

Essa análise cuidadosa vai garantir que você escolha uma solução eficiente e econômica, evitando gastos desnecessários.

Passo 3: Avalie os recursos do software

Pesquise e avalie os recursos dos softwares disponíveis, focando naqueles que se alinham diretamente às necessidades do seu negócio. Priorize funcionalidades essenciais que contribuem para o sucesso da sua organização, como:

- Gerenciamento de Tarefas: facilite a organização e o acompanhamento das atividades;

- Automação: reduza o trabalho manual e aumente a eficiência com processos automatizados;

- Relatórios: tenha insights e monitore o desempenho através de relatórios detalhados;

- Colaboração: melhore a comunicação e a cooperação entre as equipes.

Certifique-se de que o software escolhido inclua esses recursos fundamentais, garantindo que a ferramenta seja aliada na otimização dos processos da sua empresa.

Passo 4: Considere as opções de integração

Verifique se o software de gestão de processos pode ser integrado com outros sistemas que sua organização já utiliza. Para isso:

- Identifique os sistemas e ferramentas que sua organização já usa e que precisam se comunicar com o novo software;

- Avalie a compatibilidade do software com essas ferramentas;

- Priorize soluções que ofereçam integrações fáceis e robustas, garantindo uma transição suave e uma operação mais eficiente;

Lembrando que as integrações adequadas não só simplificam os processos, mas também potencializam a produtividade da sua equipe.

Passo 5: Solicite demonstrações e períodos de teste

Para assegurar que o software de gestão de processos atenda às necessidades e objetivos da sua organização, é recomendável solicitar demonstrações e períodos de teste. Isso permite que você:

- Avalie detalhadamente as funcionalidades do software;

- Compreenda como o sistema pode ser aplicado às suas necessidades específicas;

- Verifique a facilidade de uso e a interface do usuário;

- Identifique potenciais desafios na implementação e na utilização diário.

Aproveitar essas oportunidades de teste ajuda a tomar uma decisão informada, garantindo que o software escolhido realmente traga os benefícios esperados para a sua organização.

Passo 6: Compare os preços

Após reduzir suas opções, compare os preços dos diferentes softwares de gestão de processos. Considere os seguintes aspectos:

- Custos de longo prazo: avalie assinaturas mensais ou anuais e quaisquer taxas adicionais para integrações, personalização ou suporte;

- Retorno sobre o Investimento (ROI): analise como o software pode impactar os resultados financeiros da sua organização e a relação custo-benefício;

- Leve em conta tanto o preço inicial quanto os custos contínuos, garantindo que a solução escolhida seja financeiramente viável e traga um ROI positivo.

Essa análise cuidadosa ajudará a escolher a melhor opção para o orçamento e necessidades da sua empresa.

Integrando a gestão de processos com tecnologias de automação

Uma pesquisa da Mulesoft e da Deloitte revela que as empresas estão utilizando, em média, 976 aplicativos, um aumento de 133 apps em relação ao ano anterior.

Embora esse número pareça elevado, a proliferação de recursos digitais pode prejudicar não só a produtividade das equipes como também a qualidade das operações. Ou seja, em vez de simplificar os processos de trabalho, muitas empresas acabam gastando mais tempo e esforço na manutenção e gestão de um grande número de softwares.

Os dados também mostram que apenas 28% desses aplicativos estão integrados entre si - e um número ainda menor está realmente integrado com ferramentas de gestão de processos. Essa falta de integração é um dos principais desafios que as empresas enfrentam para gerenciar suas ferramentas de forma eficaz.

Benefícios da integração de tecnologias com a gestão de processos

Integrar tecnologias com ferramentas de gestão de processos oferece várias vantagens, incluindo:

Gerenciamento centralizado: a integração de uma ferramenta de gerenciamento de processos com outros softwares, como CRM, sistemas para contabilidade ou RH permite gerenciar processos como geração e nutrição de leads, finanças e contratação, por exemplo, em um único local. Isso reduz a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos, facilitando o gerenciamento centralizado e simplificando o processo.

Recursos aprimorados: integrar ferramentas de gestão de processos com sistemas como ERP permite criar fluxos de trabalho complexos que automatizam tarefas repetitivas e aumentam a produtividade. Essa sinergia aproveita os recursos avançados de ambas as ferramentas para aprimorar a eficiência operacional.

Execução simultânea de tarefas: ao centralizar seus aplicativos, você ganha visibilidade completa sobre seus processos dentro do fluxo de trabalho. Por exemplo: ao criar uma tarefa na ferramenta de gerenciamento de projetos, um fluxo de trabalho correspondente é automaticamente criado na ferramenta de gestão de processos, economizando tempo e reduzindo erros.

Acesso unificado a informações: além disso, a integração permite acessar todos os dados associados aos seus fluxos de trabalho, como tarefas, cronogramas e progresso, a partir de um único painel ou plataforma. Isso simplifica o gerenciamento de dados, elimina a necessidade de alternar entre aplicativos e facilita o acompanhamento do progresso e a identificação de gargalos.

Melhoria na comunicação: incluir detalhes de bate-papos, reuniões e chamadas privadas no fluxo de trabalho promove a transparência e o funcionamento eficiente dos processos. Com informações prontamente disponíveis, o tempo gasto na busca ou solicitação de dados é reduzido, aumentando a produtividade e a eficiência das equipes.

Ao integrar tecnologias com ferramentas de gestão de processos, as empresas podem otimizar seus fluxos de trabalho, melhorar a eficiência e tomar decisões mais informadas, resultando em operações ainda mais produtivas.

Principais tecnologias para integração com seus processos    

Ferramentas de gerenciamento de documentos: gerencie o fluxo de documentos e informações em todo um processo de negócios da sua empresa. Ferramentas como Zoho Workplace, Google Drive, Dropbox e SharePoint integradas com software de gestão de processos ajudam o seu negócio a ter melhores resultados.

Ferramentas analíticas: fornecem insights sobre o desempenho de um processo de negócios, permitindo otimização e melhoria contínua. Os exemplos incluem Zoho Analytics, Google Analytics, Microsoft Power BI e Tableau.

Softwares de gerenciamento de relacionamento com o cliente(CRM): a integração de ferramentas como Zoho CRM,  Salesforce e HubSpot em seu aplicativo de gestão de processos otimiza as interações com os consumidores em todo funil de vendas, melhorando a satisfação e a retenção do cliente.

Ferramentas de gerenciamento de projetos: trabalhe com tarefas e projetos dentro do seu processo de negócios com maior eficiência e colaboração. Os exemplos incluem Zoho Projects, Trello, Asana e Jira.

Sistemas de gestão de recursos humanos (GRH): gerencie informações e fluxos de trabalho dos colaboradores dentro de um processo de recursos humanos, melhorando a contratação, o onboarding de novos funcionários e a conformidade. Você pode integrar ferramentas como Bamboo HR, Workday e ADP para obter os melhores resultados.

Planejamento de recursos empresariais (ERP): a integração de ferramentas como ERP, Oracle ERP Cloud e Microsoft Dynamics 365 oferece uma variedade de recursos e funcionalidades, incluindo análise de dados em tempo real, fluxos de trabalho automatizados e painéis personalizáveis ​​para melhorar a eficiência, produtividade e lucratividade.

Ferramentas de contabilidade: gerencie transações financeiras, incluindo contas a pagar e a receber, faturamento, folha de pagamento e conformidade fiscal com transparência de primeira classe no processo, integrando ferramentas como QuickBooks, Zoho Books, Xero e FreshBooks em seu software de gerenciamento de processos.

Desafios e soluções para integrar com sucesso a gestão de processos com outras ferramentas

As empresas têm uma série de benefícios ao combinar a gestão de processos com outras tecnologias. No entanto, podem sugerir diversos obstáculos a serem superados, entre eles:

Falta de compatibilidade: a incompatibilidade ocorre quando os diferentes componentes ou sistemas integrados possuem padrões, protocolos ou formatos de dados diferentes que dificultam a comunicação entre eles. Neste caso, a solução é escolher ferramentas compatíveis e com integrações já disponíveis.

Complexidade na integração: da mesma forma, reunir diversas tecnologias pode ser um processo difícil e demorado. As empresas podem trabalhar com especialistas de TI com experiência na integração de vários sistemas para contornar esse problema.

Segurança e privacidade de dados: o uso conjunto de muitas tecnologias pode levar a falhas de segurança e privacidade. Por isso, é preciso garantir que todas as integrações e tecnologias cumpram os padrões de segurança da organização.

Resistência dos colaboradores à mudança: pode ser um desafio implantar novos sistemas em uma equipe acostumada com outros sistemas. As empresas podem ajudar os colaboradores a superar esta adversidade, oferecendo treinamento, cursos e assistência na adaptação às novas tecnologias.

Custo: a integração de diversas tecnologias pode ser cara, especialmente se existirem requisitos de personalização. Por isso, procure as ferramentas que tenham as funcionalidades e os recursos de integração necessários para suprir as deficiências da sua organização.

Falta de conhecimento técnico: algumas empresas podem precisar de mais conhecimento técnico para integrar diferentes tecnologias. Para superar este desafio, a dica é trabalhar com parceiros tecnológicos que possam fornecer o suporte técnico.

Por que é importante escolher o software de BPM certo?

Na prática, selecionar o melhor software de BPM para automação de processos impacta diretamente na eficácia, produtividade e na lucratividade da sua organização.

Por isso, para escolher a melhor opção diante de tantas que existem no mercado, é fundamental analisar as funcionalidades da ferramenta, levar em consideração as opções de integração, avaliar especificamente suas demandas, definir um orçamento, solicitar demonstrações e períodos de teste, além de comparar preços.

Essas ações simples podem ajudar você e a sua empresa a agilizar os processos de negócios, minimizar os erros e aprimorar o trabalho em equipe, elevando a comunicação e colaboração entre as equipes para outro nível.

Com o software de automação de processos perfeito, você vai avançar nos negócios e atingir os objetivos da empresa de forma mais rápida.

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